Como fazer mapeamento de processos em uma pequena empresa

Sabia que o mapeamento de processos contribui para uma gestão mais eficiente e profissional em sua empresa?

Por Suelen Accioly

Sabemos que o perfil das micro e pequenas empresas apresentam, em geral, níveis de gestão menos elevados. Sabendo que gestão é decisão, a questão é, como fazer boa gestão, ou seja, como tomar decisões que gerem resultados positivos. O principal pré-requisito para a tomada de decisão é ter total conhecimento e controle de todos os processos do empreendimento, por isso é importantíssimo fazer o mapeamento de processos.

Dito isto é necessário compreender o que significa e qual a finalidade desta ação, mapeamento de processos, que basicamente consiste em fazer um levantamento de todas as atividades, entradas e saídas que constituem o processo, todas as variantes do mesmo, detalhes e especificações, enfim descrever como funciona.

Pode parecer simplória, mas esta ação feita de forma ordenada, crítica e consciente apresenta um retrato fidedigno sobre os pontos de melhorias, inclusive dentre estes podem ser identificados ociosidade, retrabalho desperdícios, custos elevados e desnecessários, perdas de insumo, etc.

O mapeamento de processos pode ser executado como um checklist, onde deve-se responder as seguintes questões: Quais são as entradas do processo? Quais as metas? Quais os problemas? Qual padrão? E o que mais julgar necessário. Em seguida justifique: Porque este processo existe? Qual a finalidade do processo? Dando sequência, relate: Onde é planejado? Em qual setor é executado? Após, verifique o tempo: Quando é planejado? Quando é executado? Quanto tempo de duração? Depois, identifique responsáveis pelo processo e/ou atividade do mesmo: Que planeja? Quem gerencia? Quem executa? Por último descreva: Como é feito? Como é planejado? Qual o desempenho?

Ao término ou se preferir durante checklist análise as informações, e para cada processo os pontos de melhoria, em seguida elenque quais as prioridades. Feito isto, uma opção é usar o método Ciclo PDCA (Plan, Do,Check, Act), cujo termo em português são: Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Este método é baseado em repetição por ser aplicada sucessivamente nos processos para se obter melhorias contínuas. O ciclo PDCA, então trata-se de um método, cuja utilização visa controlar e melhorar os processos de uma forma continua.De forma resumida segue as etapas do Ciclo PDCA para aplicar após análise do mapeamento de processos.

- Planejar: Definir os problemas e entender os motivos pelos quais ocorrem, definir objetivos, escolher métodos a serem aplicados.
- Fazer: Aperfeiçoar/treinar o método, executar mudanças, medir e registrar resultados.
- Verificar: Saber se o padrão está sendo cumprido, verificar o que está funcionando e o que não está e saber o porquê.
- Agir: Se tudo estiver conforme programado permaneça, se tiver inconformidades corrija e previna as falhas, por fim repita soluções que se mostrarem eficientes.

Logo, o mapeamento de processos é uma forma eficiente e organizada de melhorar a gestão empresarial, conhecendo a evolução do empreendimento, gerando amadurecimento e resultados positivos através das análises que o permitirá identificar, priorizar, entender e resolver problemas. E o Ciclo PDCA é fundamental para conduzir a implementação das melhorias ou a inclusão de novos processos, portanto, não pule etapas, não sabote sua analise e o mais importante: Dedique-se.

Ressalto que essas ações, mapeamento de processos e aplicar o PDCA, consistem em um conceito simples, mas ambas as ações são trabalhosas e exigem do gestor dedicação e minuciosidade, para que não ocorram erros tais como: ausência de fundamentação, análise incorretas, registros incompletos, medições imprecisas, padronização pouco ou não detalhada e principalmente decisões tomadas de forma equivocada, que certamente irão impactar de forma negativa a sua empresa.


Fonte: Administradores
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