O líder eficaz integra ambas as fases, garantindo uma implementação consistente e efetiva das estratégias delineadas.
Planejar as atividades de sua equipe é fundamental, mas as ações e entregas se darão no mundo real. É importante ter em mente que é no dia a dia que as coisas realmente acontecem, e não no mundo ideal do planejamento. Portanto, você deve estar atento e ter disponibilidade para acompanhar seu time durante a realização de suas atividades.
Como líder, você deverá provar que o planejado foi alcançado – de preferência com resultados acima das metas estabelecidas. O mercado é muito competitivo e entregar 100% das metas (desde que sejam reais) não é mais considerado o suficiente. Não me refiro apenas às metas quantitativas, mas também aos resultados qualitativos que, de algum modo, impactam na estratégia da empresa.
Um dos processos fundamentais para manter um excelente clima organizacional em sua área e garantir que a entrega seja efetuada de forma eficiente é engajar as pessoas do seu time durante a fase de execução das atividades preestabelecidas.
Acredito muito na cultura do detalhe, pois é aí que perdemos boa parte de nossas entregas e, muitas vezes, quando não damos atenção a isso, alguns planos poderão não se realizar. Ao realizar uma nova tarefa ou mesmo liderar as atividades correntes, deve-se estudar com atenção o planejamento e identificar quais são os fatores necessários para que o plano seja bem executado. Além disso, é importante pensar em todas as possíveis barreiras que possam surgir e então elaborar um plano B, de modo a contornar eventuais obstáculos.
Algumas perguntas devem ser feitas, tais como:
• O time está preparado para executar as atividades planejadas?
• Como verificar se o plano traçado alcançará os resultados almejados?
• Existe algum indicador ou métrica para mensurá-los?
• As atividades foram repassadas no intuito de assegurar que cada um da equipe conheça o processo que será executado?
• Você estará disponível para acompanhar os funcionários durante a realização das atividades?
• A tecnologia disponível para as atividades contempla todas as necessidades da equipe?
• Seus colaboradores conhecem os sistemas com os quais irão trabalhar?
Esta é uma das grandes diferenças entre um líder e um chefe. O líder cria uma causa para as pessoas seguirem e deve demonstrar constantemente a importância do trabalho a ser realizado para manter um engajamento de alto nível. Baixo compromisso por parte das pessoas pode gerar uma ineficiência e um aumento significativo de erros nos processos. Um chefe sem o perfil de líder não atenta para esses detalhes.
Noto frequentemente que vários líderes não sabem administrar o seu tempo, o que tem um impacto direto em suas equipes. Não saber priorizar as atividades e entregas de sua área pode resultar em horas extras desnecessárias, menos qualidade de vida dos funcionários – que terão de trabalhar em horários alternativos para realizar atividades fora do prazo – e um maior risco de ocorrência de erros, além do impacto negativo no nível de satisfação do time.
A falta de planejamento impede, muitas vezes, que os funcionários deem sequência ao trabalho, pois ficam na espera de uma decisão para seguirem com suas atividades. Logo, a falta de uma adequada gestão do tempo é prejudicial para todos, inclusive para o líder.
É comum ouvir dos novos líderes que a pressão por parte da empresa e a falta de recursos são os fatores responsáveis por não conseguirem coordenar suas atividades de maneira mais eficiente. Todas as empresas têm problemas e, mesmo assim, muitos conseguem entregar suas atividades no prazo estabelecido, sem erros e com ótimo clima organizacional da equipe.
Neste caso, não devemos culpar a organização pela incapacidade do líder de gerenciar o tempo. Uma boa gestão já deve considerar os desafios impostos pela realidade.
Existem técnicas que nos ajudam e melhorar a gestão do tempo, mas tudo começa na atitude. O novo líder tem de aprender a definir as prioridades da equipe. Quando elas são bem definidas, o trabalho flui melhor, sob todos os aspectos. Durante o dia, você tomará decisões sobre coisas imprevistas, mas alinhadas ao que é, de fato, mais importante para a entrega dos resultados planejados.
Noto que muitos líderes chegam às empresas no primeiro horário e montam um planejamento para determinado dia. Conforme as horas passam, ele precisa “apagar vários incêndios” e, com isso, muito do que foi planejado não acontecerá conforme previsto.
Você deve separar, claramente, o que é importante do que é urgente antes de fazer seu planejamento diário, semanal, mensal ou até mesmo de períodos mais longos. Entendo que, durante este processo, muitas outras demandas urgentes surgirão e o farão colocar as iniciativas importantes em segundo plano, mas é necessário saber lidar com essas alterações.
Analise os motivos que fazem as urgências aparecerem e crie um plano de ação para reduzir esse tipo de acontecimento. Pense no que você ou seu time poderiam e podem fazer para que as urgências não se sobressaiam às atividades consideradas importantes.
Conversar com as pessoas e ouvir as sugestões podem ajudar a reduzir os imprevistos. Você vai encontrar soluções para os fatos com os quais nunca tinha se preocupado ou sequer tinha considerado. As pessoas que lidam com as questões operacionais, muitas vezes, percebem pontos importantes antes de você, mas a falta de comunicação impede que estas informações cheguem à liderança.
Com frequência, o foco de um novo líder é resolver todos os problemas prontamente e, com isso, pode ser que ele se esqueça de entender todo o processo e as causas dos “incêndios” que surgem várias vezes ao dia.
| Lembre-se: o primeiro passo é ter atitude para gerir melhor o tempo.
Por Armando Lourenzo - Doutor e Mestre em Administração pela FEA USP. Pós Doutorando em Administração pela FEA/USP. Pós Graduado em Filosofia pela PUC. Diretor da Ernst & Young University.
E você? Comente o que você entende com a ligação planejamento e execução no seu dia a dia!
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